你的工作永远不会以特许人的身份结束。让您的特许经营体系到位，然后进行州注册并出售一些特许经营权是一项真正的成就。但这只是一个开始 - 现在你必须维持你的特许经营体系。特许经营体系需要大量持续的法律合规和内务管理工作。
在本文中，我将介绍八点法律合规和内务管理工作，即：(1)更新您的特许经营文件，(2)更新您的州注册，(3)向某些州提交您的特许经营广告，(4)提交您的协商变更在加利福尼亚州，(5)保持完整和准确的记录，(6)确保您的操作手册 保护您，(7)执行您的特许经营规则，以及(8)处理特许经营权违约，终止和非续约。
除了这八点之外，还有更多的合规工作要做，但这是一个很好的起点。一个称职的特许经营合规体系将至少占这八个点。
不用多说，法律合规的八个要点：
特许经营文件的更新。
您必须至少每年更新一次特许经营披露文件(通常称为UFOC)。如果对包含的信息进行任何重大更改，您还必须提前更新UFOC。特许经营者经常修改他们的特许经营系统，特别是在早期。您的UFOC(和特许经营协议)必须及时了解这些变化。有关您的特许经营披露文件(UFOC)的信息，请参阅我的文章“特许经营披露文件”。
国家注册。
许多州要求特许经营登记。如果您想在该州出售特许经营权，您必须在州注册。有关在CA注册特许经营权的概述，请参阅加州特许经营注册。
国家注册续期。
您必须每年更新您的州特许经营注册(和豁免)。大多数注册有效期至特许人财政年度结束后90至120天(加利福尼亚州为110天)。续签申请包括续签表格，更新的UFOC，更新的审计财务报表和申请费。
广告申请。
一些州(包括加利福尼亚州)有法律要求特许人在该州使用之前提交所有广告材料的副本。有争议的广告材料是提供特许经营机会的广告，而不是销售普通产品和服务的业务(例如，对于地铁来说，购买特许经营权的机会不是三明治)。
与特许经营人谈判。
加利福尼亚州有一项特殊规则适用于特许人与特许经营商谈判特许经营文件的具体变更时。加利福尼亚州要求特许人提交描述协商变更的通知备案，修改UFOC以披露协商变更，并在接下来的12个月内向加利福尼亚州的所有特许经营者提供一份通知备案副本。
保持记录中。
您必须为每个特许经营商保留完整准确的合同文件。州法律要求记录保存，无论如何，糟糕的文件会导致麻烦。如果您保留不良文件，只要您需要展示或使用特定合同，您可能会发现合同未完成，未签名，甚至未被加盟商的合同文件遗漏。
操作手册。
几乎所有特许经营者都有特许经营者的操作手册。操作手册是特许经营系统的必要组成部分，以使特许经营者保持一致并保护特许经营的质量标准。
但是，您应该小心手册。您的手册应避免过多地参与如何运营特许经营者的日常运营细节。一旦您要求特许经营商采取任何特定行动，您就可能对事故受害者或特许经营者承担所需行动的责任。例如，如果您要求咖啡在沸腾温度下交付给客户，您和特许经营商可能会对受伤的客户负责。总之，操作手册必须在适当和必要的规则和规定之间走一条细线，并进行不必要的干预。
正在执行特许经营规则。
您将为您的特许经营商施加多项规则，包括运营规则，财务报告，保险维护等。您需要执行这些规则。您可以使用激励系统，渐进式纪律以及与您的特许经营商保持一致和积极的沟通，以帮助他们遵守特许经营规则。
激励。一些特许经营者使用激励制度来促进特许经营者遵守特许经营规则。激励措施包括对良好业绩的认可，有时还包括对良好业绩的经济回报。
进步纪律。所有特许经营者都应该有一个惩罚错误的特许经营者的制度。特许人必须以公平一致的方式应用渐进式纪律制度，并彻底记录被特许人进出系统的通道。一个渐进的纪律系统通知特许经营者这个问题，帮助特许经营者解决问题，并最终帮助特许经营者在需要时将特许经营者移除。
沟通是关键。您应该开始定期沟通，特别是如果您可以预测您的特许经营商在合规方面会失败的地方。一旦你告诉他们，大多数特许经营者都希望遵守这些规则。定期的“最佳实践”通讯是传达规则的一种方式。无论您使用何种方法，请保持与您的特许经营者相关的沟通。让所有沟通都积极，并使用特许经营商的良好表现的例子。
加盟商违约，终止和非续约。
我在本文中的最终合规点也标志着您与特许经营商的关系已经结束，即您终止或不续签特许经营权。许多州(包括加利福尼亚州)都有法律限制特许人可以终止或拒绝续签特许经营协议。这些法律要求您终止或不续签特许经营权。他们还要求您通知特许经营商违约并给出一段时间来解决违约问题。
您未能遵守这些州法律可能会使您的终止或非续约无效，或者更糟糕的是可能会让被特许人对您提出索赔。因此，在对违约，终止或不续约的特许经营者采取任何行动之前，您需要检查适用的州法律。
与往常一样，本文仅涉及特许经营合规工作的表面。你要做的比我在这里介绍的要多得多。务必获得正确的工作所需的法律，会计，税务和其他帮助。
