为了确保公寓的所有权和管理是合法，合法和有效的，通常需要协会文件。这些文件中的一些规定涉及管理事务，通信和保养。

　　当成为公寓协会和社区的一部分时，重要的是保持协会文件的最新和方便。有些人处理记录，其他人则保留财务更新。这些文件在诉讼中至关重要。这意味着在确定所有考虑因素之后，只应销毁最不必要的文件。维护很重要，但必须考虑各种因素，例如技术问题和故障。如果出现计算机错误和电子设备问题，应始终备份文件。

　　在技​​术时代，存储大量信息和数据更容易。但是，最好确保维护这些文件的人员知道如何使用计算机，以及在文档无法访问时出现问题该怎么办。除在线记录外，可能仍需要保留物理记录的纸质文件。外部驱动器可能有助于将数据从一个人的家中移动到另一个人或者如果有多个办公室需要共享信息。访问的程度和应该参与的人可以决定如何维护这些项目。

　　文档的重要性

　　共管公寓协会文件在很多方面都很重要。但是，保留这些文件更为重要。该协会通常记录新投票的变更，公寓社区的变更，被删除的事项以及会费和法律问题等事项。在这些问题上保持文书工作对于未来的潜在并发症至关重要。当文件丢失或在需要时销毁时，这可能会导致严重的处罚以及对案件的阻碍。律师和执法部门可能需要这些文件来协助索赔，起诉公寓协会或出于与法律事务有关的其他原因。

　　如果文档已存储在计算机中，则在维护系统的人员不精通计算机时可能难以访问它们。这可能意味着检索正确或适用的文件时会出现问题。但是，如果个人或团体维护了计算机系统并成功地将文件从一个位置移动到另一个位置，则将它们提供给相关的法律专业人员或权威机构至关重要。这可能是它们存储后的几年，或者可能只有几天。一些问题可能需要几年才能完成，这可能意味着在问题最终确定之前访问或保存连续记录。

　　关于公寓协会文件的法律问题

　　如果公寓所有者或客人在场所内卷入法律问题，他或她可能需要查看文件以证明他或她在事件发生时在那里。这可能证明支持或反对该人的案件。这意味着如果该人被声称参与了攻击或类似犯罪，他的存在可以通过协会文件证明是非法行为时的登记客人。然而，与此形成对比的是，当受害者受到伤害时，文书工作可能有利于另一个法律方证明他或她在公寓社区。这些人可能会销毁这些档案，并可能在民事或刑事案件中进一步打击他或她。

　　其他政府机构可能会要求提供国家税务局等文件的副本。如果国税局来电话，这可能意味着其中一个公寓业主已经犯了税务欺诈或其他税务犯罪。然后使用公寓协会文件来协助针对财产所有者提起诉讼。如果存在领土或财产纠纷，这些文件可能会导致原告成功证明他或她合法地购买了公寓，而另一方可能因购买房产骗局而寻求补救。但是，对于所有这些问题，最好聘请律师协助处理此事。法律专业人员可以在法庭上提供帮助，防止案件进展，并要求公寓协会文件在索赔中使用和协助。